Dokumente und Korrespondenz bei Mitglied hinterlegen

191 Stimmen

Für Trainer und auch Mitglieder wäre es gut, alle zugehörigen Schreiben, Unterlagen und auch E-Mails bei den Personen eingliedern zu können, so dass man sieht, wer hat wann, welche Rechnung, Einladung oder Newsletter bekommen. Auch für die Lizenzen zu hinterlegen, am besten mit einem Termin für die nächste Fortbildung wären auch super.

Geplant Vorgeschlagen von: Jane Weimann (19 Aug., '18) • Zugestimmt: 06 Apr. • Kommentare: 24

Kommentare: 24

20 Aug., '18
Demian Holderegger Administrator
Es ist geplant, in Zukunft die Korrespondenz die via Webling gemacht wird (Briefe, E-Mails, SMS) auch bei einem Mitglied direkt abrufbar zu machen.
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27 Aug., '18
Udo Scheyk
Aufnahmeanträge sollten auch per Dokument zum Mitglied abgelegt werden können.
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06 Sept., '18
Studer Lema Couto Beatrice
Begrüssungsschreiben, Austritte, Rechnungen etc. sollten automatisch über Webling beantwortet werden und somit auch E-Mails (einfach alles was mit Mitglied zu tun hat) im Mitglied gespeichert werden. Finanzzahlen sollten nur dem Vereinskassier ersichtlich sein. So kann zum Beispiel der Präsident etwas verschicken und ein berechtigtes Mitglied kann nachverfolgen was wer verschickt, verarbeitet, mutiert etc. hat. Eigentlich sollte es keinen Admin geben, sollte durch Webling gelöst werden.
07 Sept., '18
Demian Holderegger Administrator
@Studer Lema Couto Beatrice: Was sie hier beschreiben geht richtig E-Mail Support Tool. Das würde bedeuten, dass alle Vereinsemails über Webling gemacht werden müssen (auch eingehende E-Mails). Dies ist ein komplett anderes Thema und viel komplexer umzusetzen. Eingehende E-Mails/E-Mail Management würde ich in diesem Vorschlag bewusst ausklammern, sonst wird dies viel zu gross.
Bitte eröffnen sie dazu einen neuen Vorschlag.
23 Okt., '18
Rico Schubiger Zusammengeführt
Bei dem Email verkehr wäre es gut wenn man die mails einzelnen Mitgliedern zuordnen könnte. So weiss man gleich wo man suchen muss.
23 Okt., '18
Demian Holderegger Administrator
"Emails bestimmten Mitgliedern zuweisen" (vorgeschlagen von Rico Schubiger am 2018-10-23), inklusive der Votes (1) und Kommentare (0) wurde in diesen Vorschlag überführt.
08 Nov., '18
Karl Gunkel
Dieser Vorschlag sollte allerhöchste Priorität haben. Nur so kann jeder Berechtigte sehen, was mit dem Mitglied korrespondiert wurde. Dass der Email-Eingang und die Zuordnung der Mails schwierig zu programmieren sind und eine Riesenbaustelle - klar. Vielleicht würde da ein Mailsammelkonto auch schon reichen, aus dem man dann von Hand das den Mitgliedern zuordnet.
19 Okt., '19
Carolin Veiland
Mir wäre erstmal nur wichtig, dass alle dazu Berechtigten die versandten Mails sehen. Einfach, damit man auf demselben Stand ist bzw. damit ein Nachfolger eben auch sehen kann, dass z.B. die MV-Einladung ordnungsgemäß verschickt wurde.
03 Jan., '20
Thomas Osteroth Zusammengeführt
Im Sinne des papierlosen Büros wäre es sinnvoll, wenn man Dokumente nicht nur zentral, sondern auch direkt im Mitgliederbereich ablegen könnte wie z.B. Aufnahmeanträge, Aufnahmebestätigungen, Glückwünsche, ...
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08 Jan., '20
Demian Holderegger Administrator
"Dokumente im Mitgliederbereich ablegen" (vorgeschlagen von Thomas Osteroth am 2020-01-03) wurde einschließlich der Zustimmungen (1) und Kommentare (0) in diesen Vorschlag überführt.
10 Jan., '20
Sven Fittinghoff
Mit dem hinterlegten von Dateien ist eine Super Sache. Nur ich glaube, dass dann der zu Verfügung gestellte Speicherplatz von Webling nicht reicht. Man müsste die Abos besser anpassen können.
13 Jan., '20
Demian Holderegger Administrator
Es gibt eine Möglichkeit, zusätzlichen Speicher dazu zu buchen. Kontaktieren sie dazu den Webling Support per E-Mail.
24 Jan., '20
Thomas Osteroth Zusammengeführt
Im Sinne eines papierarmen Büros wäre es gut, wenn man Dokumente (Aufnahmebestätigung, Anträge, ...) hochladen und dem jeweiligen Mitglied zuordnen könnte.
27 Jan., '20
Demian Holderegger Administrator
"Dokumente Mitgliedern zuordnen" (vorgeschlagen von Thomas Osteroth am 2020-01-24) wurde einschließlich der Zustimmungen (1) und Kommentare (0) in diesen Vorschlag überführt.
13 März, '20
Thomas Osteroth Zusammengeführt
Es sollte möglich sein, Dokumente direkt beim einzelnen Mitglied zu hinterlegen, so dass es wie schon verschickte Mails oder Rechnungen abrufbar ist.
13 März, '20
Demian Holderegger Administrator
"Dokumente beim Mitglied ablegen" (vorgeschlagen von Thomas Osteroth am 2020-03-13) wurde einschließlich der Zustimmungen (1) und Kommentare (0) in diesen Vorschlag überführt.
15 Dez., '20
Daniel Jeanneret-Gris
Um bestimmte Dokumente oder -Ordner einem Mitglied zuzuordnen füge ich im Kommentarfeld des Mitglieds einen Link ein. Das hat den Vorteil, dass bei Klick auf den Link ein neues Fenster aufgeht und damit das Mitgliedfenster nicht verschwindet.
27 Sept., '22
Daniel Naumann
Mich bzw. uns würde es ungemein helfen, wenn man sehen könnte, welche E-Mails an ein Mitglied versendet wurden, auch wenn sie von einem anderen Webling-Benutzer versendet wurden. Natürlich sprechen wir uns untereinander ab, allerdings wäre es angenehmer, zentral sehen zu können, welche Kommunikation mit einem Mitglied gelaufen ist.
Ggf. kann man ja auch die Möglichkeit einbauen, eine E-Mail als "privat" zu markieren, damit sie von den anderen Webling-Benutzern nicht gesehen werden kann.
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22 Aug., '23
Yannick
Gibt es hier schon gewisse Pläne wann dieses Update kommen wird?
28 Aug., '23
Demian Holderegger Administrator
@Yannick: Welches Thema interessiert dich konkret? Dieser Vorschlag umfasst ca. 8 einzelne Vorschläge in sich, wovon einige schon umgesetzt sind (z.B Rechnungen, Dokumente, E-Mails beim Mitglied anzeigen). Es wird sicher noch eine Weile dauern, bis jeder der Punkte umgesetzt wurde.
01 Sept., '23
Jannik
Moin, zwar ein anderer Jannik aber die brennende Frage wann man im Kommunikations Tab alle Mails sehen kann die an einen Nutzer gingen. Das würde uns so viel erleichtern weil man nicht immer nachfragen muss - "hast du das schon gesendet?"

LG
27 Sept., '23
Demian Holderegger Administrator
@Jannik: Siehe dazu de Vorschlag "E-Mails für alle Benutzer sichtbar machen": https://webling.featureupvote.com/suggestions/72358/emails-fur-alle-benutzer-sichtbar-machen
21 Jan.
Wolfgang Schür
Für Trainer, aber auch aktive Wettkampfmitglieder wäre das Hinterlegen von Dokumenten wie Startpass, Weiterbildungsdokumenten sehr gut, wurde aber auch schon erwähnt.

Terminfristen von Bescheinigung über z.b.: Erste-Hilfe-Kurs, Trainerlizenzen, sollten bei dem Mitgliedern ebenfalls hinterlegt werden können.
19 Apr.
Ulla
Die Funktion ist ja ganz wunderbar umgesetzt, dass zum Mitglied die gesamte Korrespondenz inkl. der unter Kommunikation vermerkten Notizen aufgelistet wird.

Was ungünstig ist:
Trotz gleicher Rechte sieht unsere Kassenwartin mit ihrem Login nicht, welche Mails versendet wurden. Sehr wohl aber die unter Kommunikation eingetragenen Infos. Die verwendeten Vorlagen für Serienbriefe/Rechnungen und E-Mails sind alle so eingerichtet, dass alle Benutzer sie sehen und nutzen können.

Wunsch ist:
Alle Administratoren sollten den gesamten Kommunikationsverlauf sehen können.
Sonst weiß der Kassenwart nicht, dass schon eine Mahnung vom Vorstand erstellt wurde.
Wenn das nicht gewünscht ist, dass alle alles sehen, dann sollte man es über das Rechte-Rollen-System steuern können.