Mitgliederstatus "inaktiv" / Mitglieder archivieren

20 Aug., '18
Demian Holderegger Administrator

Vielen Dank für den Vorschlag. Der Status ist leider nicht so einfach, da nicht jeder Verein nur aktiv/inaktiv hat. Wir empfehlen in diesem Fall unterschiedliche Gruppen zu machen für die aktiven und inaktiven Mitglieder. Bei einem Austritt verschiebt man die Mitglieder einfach in die "inaktive" Gruppe. Das Problem mit dem Filtern sollte man damit nicht mehr haben.

22 Aug., '18
Christoph Dorner Zusammengeführt

Da im Handbuch selber vorgeschlagen wird, Mitglieder nach Austritt ggf. zunächst in eine spezielle Gruppe zu schieben, ist diese Funktion die logische Ergänzung dazu.

22 Aug., '18
Christoph Dorner

Wobei das nicht verhindert, daß inaktive/ausgetretene Mitglieder noch in der Geburtagsliste auftauchen wenn ich das richtig sehe.

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23 Aug., '18
Vera Nentwich Zusammengeführt

Generell wäre es toll, einen speziellen Status für ausgeschiedene Mitglieder zu haben, der dazu führt, dass diese bei einigen Funktionen automatisch herausgefiltert werden. So muss man immer manuell Gruppen pflegen und dies ist sehr fehleranfällig.

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23 Aug., '18
Vera Nentwich

Dies manuelle Gruppenpflege ist aber sehr fehleranfällig. Ein Status, der generell dazu führt, dass dies ausgeschiedenen Mitglieder bei einigen Funktionen herausgefiltert werden, wäre sehr hilfreich.

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06 Sept., '18
Demian Holderegger Administrator

"Ausgetretene aber noch nicht gelöschte Mitglieder aus Geburtstagsliste ausfiltern" (vorgeschlagen von Christoph Dorner am 2018-08-22), inklusive der Votes (5) und Kommentare (1) wurde in diesen Vorschlag überführt.

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06 Sept., '18
Studer Lema Couto Beatrice

Unbedingt von Wichtigkeit, das Austritt und Inaktiv nicht dasselbe sind. Inaktive Mitglieder sollten auch nicht im Stamm mitgezählt werden, für Statistiken wären weitere Felder nötig. Austritt infolge kein Interesse, Austritt infolge Todesfall, Eintritt gem. Vereinsliste (sollte selber definiert werden können - müsste aber in Statistik miteinbezogen werden) etc.

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07 Sept., '18
Christian

Ergänzend dazu wäre es angenehm, ein effektives "Archiv" zu haben. Wobei die Mitglieder im Archiv auch nicht mehr zur Mitgliederzahl zählen sollten (Webling-Abrechnung). Damit wäre man nicht gezwungen eine zusätzliche "Excel-Tabelle" mit ausgetretenen Mitgliedern zu führen, weil man sonst in die nächst höhere Preiskategorie fällt. Natürlich müssten (gegen Missbrauch) für die archivierten Mitglieder einige Einschränkungen eingebaut werden (z.B. kein Mailversand usw. an archivierte Mitglieder).

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18 Sept., '18
Christoph Dorner

Um den Austrittsgrund zu erfassen, gibt es ja die Möglichkeit eines kundeneigenen Auswahlfeldes mit kundeneigenen Optionen. Der Punkt ist mE wirklich die Nichtberücksichtigung von Mitgliedern bei bestimmten Systemfunktionen wie Geburtstagsliste abhängig von einer bestimmten Bedingung. Man müßte für solche Funktionen wie die Geburtstagsliste quasi eine intelligente Gruppe hinterlegen können

09 Okt., '18
Sandra Lange

Kann man dann trotzdem steuern dass diese archivierten Mitglieder nicht mehr in der Geburtstagsliste angezeigt werden.

09 Okt., '18
Demian Holderegger Administrator

@Sandra Lange: Archivierte Mitglieder würden dann nicht mehr in der Geburtstagsliste angezeigt werden.

20 Nov., '18
Karl Gunkel

ausgetretene Mitglieder via Excel zu archivieren ist ein - mit Verlaub gesagt - anachronistischer Workaround. Eine Vereinsverwaltung sollte eigentlich ein solches Excel obsolet machen. Problem ist, dass bei webling die Adressen Abrechnungsgrundlage sind. Das wäre aber lösbar, indem ausgetretene Mitglieder nur noch eingeschränkte Funktionalität hätten, dafür aber nicht mitgezählt werden.

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27 Nov., '18
Robert

Ein Excel-Archiv schafft eine "Schatten-Kartei" und ist zugleich der Anfang eines DSGVO-Problems. Man ist verpflichtet, persönliche Daten nach definierter Zeit zu löschen bzw. für weitere Verarbeitung unzugänglich zu machen (Kundenrecht). Eine "Archiv" Funktion, evt eingeschränkt auf Admin, wäre daher sinnvoller. Mit Auswertung nach Austritt kann man dann periodisch die Mitglieder wirklich löschen.

Eine Excel Liste ist gefährlich, egal ob sie unter "Dokumente" oder lokal gespeichert wird.

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27 Nov., '18
Robert

Mitglied löschen - was ist mit den Dateien in den Datenfeldern ?
Wir haben zu Mitgliedern Dateien mit persönlichen Daten (Geburtsurkunde, Passkopie, Arzt) gespeichert - kann man die in einem Rutsch bei Lösung mitlöschen ?
Ansonsten wird das Datenvolumen größer, und das mit Dateien welche ich nicht mehr im Zugriff habe. Sehe ich auch als Pflicht bei DSGVO.

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27 Nov., '18
Demian Holderegger Administrator

@Robert: Beim Löschen eines Mitgliedes werden auch die Dateien, die im Mitglied hinterlegt wurden, gelöscht.

30 Jan., '19
Roland Brunner

Die Archivierung von ehemaligen Mitgliedern wäre sehr wünschenswert. Diese dürften nicht mehr in der Menge der "aktiven Mitgliedern" sein. Eine Führung dieser Ehemaligen in Gruppen ist problematisch und führt zu Fehlern.

24 Aug., '19
Lutz Lübeck

Ein SW-Anbieter muss ständig evaluieren, welche neuen Funktionalitäten das Produkt am Markt weiterbringen UND zum Wachstum des Geschäfts beitragen. Daher verstehe ich Weblings Argumentation, dass die Verwendung von Mitgliedergruppen eine mögliche Lösung ist, anstatt das zusätzliche Führen von Excel-Tabellen (DSGVO-Problem).
Jedoch inaktive/ausgetretene Mitglieder - zu 100% wie aktive Mitglieder - gegen die Lizenz zu zählen, damit hemmt Webling sein Wachstum mehr, als diesen zu fördern.

24 Aug., '19
Lutz Lübeck

FORTSETZUNG des vorherigen Posts:
Daher mein Vorschlag: Macht einen andern Preis für inaktive/ausgetretene/archivierte Mitglieder und reduziert den Funktionsumfang, was man mit so einem Mitglied machen kann. Einige Beispiele sind ja zuvor genannt worden.

27 Mai, '21
Markus

Ich schliesse mich den Argumenten von 07 Sep, '18 Christian, 20 Nov, '18 Karl Gunkel und 27 Nov, '18 Robert an. Auch ich finde es äusserst mühsam und sehr fehleranfällig die ausgetretenen Mitglieder in ein Excel exportieren zu müssen. Ich würde es bevorzugen ein Archivierung in Webling zu erhalten. Diese sollte auch nicht gegen die Anzahl Mitglieder zählen, muss m.E. dafür auch keine Möglichkeiten mehr anbieten. Ideal wäre z.B. dass diese Mitglieder nicht mehr für Mailversand, Anwesenheitslisten usw. benutzt werden könnten und z.B. nur durch den Vorstand einsehbar wären. Es müsste allerdings jederzeit möglich sein ausgetretene Mitglieder wieder zu aktivieren (wenn sie z.B. nach 2 Jahren Absenz wieder zurückkommen). Oder zumindest die Möglichkeit den alten Datensatz kopieren zu können um nicht alles neu erfassen zu müssen. Dann zählen sie natürlich auch wieder zum Lizenz Modell.

14 Juli, '21
Mark Bucher

Dieses Feature wird nun schon seit 3 Jahren gefordert. Schade dass da nichts geht.
Das mit der Gruppe 'Ausgetretene' machen wir auch, aber es ist einfach nicht optimal.

Bitte um zügige Umsetzung (im Sinne von Markus vom 27. Mai 2021)

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01 Sept., '21
SJP

Schließe mich dem Kommentar vom 14. Juli 2021 an. Wir arbeiteten zurzeit mit einer Gruppe, doch diese "Ehemaligen"-Gruppe ist eine Untergruppe der "Alle Mitglieder", weil wir es nicht anders einrichten können (oder doch?), so dass häufig vergessen wird, erst auf die Gruppe "Mitglieder" zu klicken und somit auch unsere Ehemaligen immer mal wieder eine E-Mail von uns erhalten. Klar, Benutzerfehler, aber könnte ggf. mit "inaktiv" o. Ä. verhindert werden...

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30 Okt., '21
Hans Zwahlen

Ich finde es auch Schade, dass das nicht zeitnah umgesetzt wird!

13 Nov., '21
Mark Bucher

Hallo Demian Holderegger
Das Feature ist ja eines, welches stark gefordert wird und wohl eigentlich einfach umgesetzt werden könnte (z.B. via Button/Thickbox für 'Ausgetreten, inaktiv, sistiert' oder ähnlich) und das Mitglied wird automatisch in eine solchermassen benannte Gruppe verschoben, die auf gleicher Hierarchiestufe wie die oberste 'Mitglieder'-Hierarchiestufe steht (aber jegliche Änderung an den darin enthaltenen Ex-Mitgliedern ausschliesst, ausser das 'Wieder-Aktivsetzen'!)
Es wäre super, wenn ihr den Stand durchgibt, steht ja jetzt schon seit geraumer Zeit 'in Begutachtung'.
Gute Informationen sind Gold wert...
Merci (ansonsten finde ich Webling in vielen Dingen gut und intuitiv)

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16 Nov., '21
Demian Holderegger Administrator

Information zum aktuellen Stand: Es ist geplant, etwas in diese Richtung zu machen. Es ist noch nicht ganz klar, wie genau. Voraussichtlich wird dies aber noch nicht im nächsten Jahr kommen.

Ich führe gerne noch etwas aus, warum es nicht so einfach ist wie es klingt: Mit einer Checkbox ist es leider noch lange nicht erledigt. Denn wir müssen diesen Status über das ganze Webling hinweg unterstützen (und das sind viele Orte). Zudem gibt es noch ein paar Dinge zu klären bezüglich Berechtigungen - wer sieht die archivierten Mitglieder? Was passiert, wenn die Datenfelder geändert werden und diese dadurch "ungültig" werden? Was darf man mit archivierten Mitgliedern noch machen (Bearbeiten Ja/Nein? Rechnungen erstellen? E-Mails senden? ...). Unser Vorschlag wäre derzeit, dass die archivierten Mitglieder schreibgeschützt werden und E-Mails senden, Rechnung schreiben etc. nicht mehr möglich ist. Im Grunde genommen eigentlich nur noch ansehen, exportieren und wiederherstellen.

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02 Jan., '22
Sven Fittinghoff

@Demian Holderegger
(Im Grunde genommen eigentlich nur noch ansehen, exportieren und wiederherstellen)

Das hört sich doch gut an und ich finde, dass es vollkommen ausreicht.

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06 Juni, '22
Fritz Zwiefelhofer

Liebes Webling-Team, !
Noch vor 2 Jahren hätte ich mich - trotz DSGVO - vehement dafür ausgesprochen, dieses "Archiv" einzubauen und die darin befindlichen Mitglieder NICHT oder nur ganz billig in die Webling-Abrechnung einfließen zu lassen ( zumal ich bis 2021 selbst im eigenen Excel-Programm die "ehemaligen" in einem getrennten Tabellenblatt und dann hin- & her-verschoben habe ... )

Aber da in Zeiten der "Daten-Minimierung" lt. DSGVO sowieso nur mehr die nötigsten Daten gespeichert werden sollten, ist es mir lieber, die Aussteiger nicht mehr mitzuschleppen, und stattdessen die "Wiedereinsteiger" ihre Daten per Anmeldeformular erneut einzutippen ( z.B. am Handy ).
So hat man wenigstens jedes Mal die korrekten Adresse, HandyNr, & @-Adresse.

In einer eigenen Gruppe könnte ich die "ausgetretenen" wohl max. 2 Jahre mitschleppen, bevor das nächste "Package" fällig wäre !!

LG
Fritz

31 Aug., '22
GU-NWG Zusammengeführt

Es sollte möglich sein, bestimmte Gruppen und deren Mitglieder automatisch bei Rechnungsläufen, Exporten, Geburtstagsmeldungen, etc. zu deaktivieren.
So wird sicher gestellt, dass bei dem Vergessen der Anwendung eines Auschlussfilters automatisch die Mitglieder einer Gruppe (z. Bsp. Gesperrt) und deren Untergruppen ausgenommen sind.
Würde auch die Geburtstagsmeldungen verstorbener und ehemaliger Mitglieder beenden.

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01 Sept., '22
Demian Holderegger Administrator

"inaktive / ausgeschiedene Mitglieder" (vorgeschlagen von GU-NWG am 2022-08-31) wurde einschließlich der Zustimmungen (1) und Kommentare (0) in diesen Vorschlag überführt.

25 Sept., '22
Peter Zamudio

Wir brauchen dies unbedingt. Wir wissen nicht wohin sonnst mit die verstorbenen und ausgetretenen Personen.

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26 Sept., '22
Rolf Flammer

Wir hatten dieses Problem auch schon und es ist unangenehm, wenn ausgetreten Mitglieder versehentlich angeschrieben werden.

Mein Vorshlag, bis eine bessere Lösung gefunden wird: Nicht nur den Status "Ausgetreten" wählen, sondern auch noch die e-Mail Adresse löschen und falls diese doch wieder einmal gebraucht wird in einem Notizfeld ablegen.

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25 Okt., '22
Dennis

Wir würden eine Funktion zur Archivierung auch sehr begrüßen.
Zum einen ist das manuelle herausfiltern aus allen möglichen Listen durchaus sehr fehleranfällig, zum anderen (und das ist für uns der Hauptpunkt), verursacht es sehr viel Datenmüll. Gewisse Mitgliedsinformationen müssen in deutschland aus steuerlichen Gründen 10 Jahre lang gespeichert werden. Das bedeutet gleichzeitig also, dass man 10 Jahre lang ehemalige Mitglieder in seinem Abo berücksichtigen muss.
Das mag für den ein oder anderen Verein nicht so stark ins Gewicht schlagen, aber für größere Vereine und/oder Vereine, deren Mitgliedschaft an gewisse Altersgruppen oder ähnliche Kriterien geknüpft sind (zum Beispiel Junggesellschaften etc.) haben da schon eine größere Anzahl an Austritten.
Da kommt innerhalb gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren schon einiges zusammen.

16 Nov., '22
Hans

Ich unterstütze die Aussage von Dennis und Fritz Zwiefelhofer zu 100%.
Wir brauchen dringend eine gute Lösung für dieses "Problem"

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17 Dez., '22
Markus

Auch ich unterstütze den Wunsch ausgetretene/verstorbene Mitglieder in einem Archiv aufbewahren zu können. Excel ist sehr suboptimal und führt, wie bereits mehrfach beschrieben, zu unnötigem Datenmüll und Problemen mit dem Teilen der aktuellen Liste im Vorstand. Sowas wollten wir eigentlich genau durch eine Lizenz von Webling umgehen. Schade, dass dies noch nicht möglich ist. Für unsere Bedürfnisse wären die rudimentärsten Funktionen wie "ansehen, exportieren und wiederherstellen" absolut genügend. Dies könnte man m.E. weiter auf den Vorstand einschränken.

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24 Jan., '23
Silvia Todesco Zusammengeführt

Liebes Webling-Team
wir sind sehr happy mit der Software, haben aber ein kleines Problem:
Wir haben nicht nur Vereinsmitglieder, sondern auch "gewöhnliche Kunden", also Leute, die einmal einen Kurs besuchen, aber nicht Mitglied werden.

Das Problem ist nun, dass durch das Auflaufen der Adressen mit der Zeit so viele Adressen zusammenkommen, dass wir auf das nächsthöherer Webling-Abo umsteigen müssen, obwohl unser Verein an sich nicht grösser ist.
Die Adressen wieder zu löschen, ist auch nicht so optimal, da wir sie ja gerne alle an einem zentralen Platz hätten, auch für die Rückverfolgbarkeit (auch wenn da vielleicht jemand seit Jahren nichts mehr gebucht hat).

Wir haben knapp 120 Mitglieder, mit den Adressen von Kursteilnehmern übersteigt es jedoch jetzt die 250er-Marke, wir müssen also upgraden.

Ich würde es begrüssen, wenn es eine Möglichkeit gäbe, diese Adressen zu archivieren, ohne sie löschen zu müssen.
Freundliche Grüsse
Silvia Todesco
Verein Freizeitwerkstatt

25 Jan., '23
Demian Holderegger Administrator

"Unterscheidung "Kunden" und "Mitglieder"" (vorgeschlagen von Silvia Todesco am 2023-01-24) wurde einschließlich der Zustimmungen (1) und Kommentare (0) in diesen Vorschlag überführt.

23 Apr., '23
Sven Fittinghoff

Heute hat sich gezeigt, wie wichtig für uns diese Funktion wäre. Wir mussten vier Mitglieder kündigen bzw. von unserer Mitgliederliste streichen. Laut unserer Satzung, dürfen diese Mitglieder die nächsten fünf Jahre nicht erneut aufgenommen werden. Es wäre jetzt wichtig, diese ehemaligen Mitglieder zu Archivieren. Wir haben ein extra Datumsfeld angelegt, mit dem Datum der Streichung von der Liste. Sollte ein Vorstandswechsel bei uns stattfinden, ist es wirklich wichtig, dass diese ehemaligen Mitglieder erstmal nicht wieder aufgenommen werden dürfen. Somit bekommt diese Funktion für uns eine enorme Bedeutung. Jetzt werden die ehemaligen Mitglieder zum Abo dazu gezählt.

30 Aug., '23
Roland

Gemäß dem DSG dürfen Personendaten nur für den Zweck verarbeitet werden, für den sie ursprünglich gesammelt wurden. Wenn Mitglieder in den Verein eintreten, geben sie wahrscheinlich ihre Zustimmung zur Verarbeitung ihrer Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Mitgliedschaftsverwaltung, Veranstaltungsinformationen). Wenn sie den Verein verlassen, muss überprüft werden, ob die Archivierung ihrer Daten mit diesen ursprünglichen Zwecken vereinbar ist.

Daten dürfen nicht länger aufbewahrt werden, als es für den Zweck ihrer Verarbeitung notwendig ist. Wenn es keinen triftigen Grund gibt, die Daten von ehemaligen Mitgliedern zu speichern, könnte dies gegen das Prinzip der Datensparsamkeit verstoßen.

26 Okt., '23
Jörn Schlingensiepen

Hallo zusammen,

Austritte sind immer kompliziert. Zum einen will man nicht, dass Ausgetretene weiter am Vereinsleben teilnehmen (können?), zum anderen bleibt zumindest für eine Übergangszeit ein Interesse an den Daten für z.B. Endabrechnungen von Verbräuchen etc. danach mag es archivarisches Interesse geben. Wie man es dann mit der DSGVO hält mag jeder selber entscheiden. Selbst bei Verstorbene kann es ein Interesse für Zwecke einer Chronik geben. Das alles spricht für einen spezielle Behandlung entsprechender Datensätze ( Kein Geburtstag, kein Portalzugang, keine Anwesenheitsliste etc.)

Was die Lizenz angeht, finde ich den Ansatz von Webling sehr gut. Ich könnte auch damit leben, wenn alle verwalteten Personen egal in welchem Zustand für die Lizenz gezählt werden. Wenn ich ein Interesse an deren Verwaltung habe, dann bekomme ich ja auch Funktion, die dieses Interesse bedient.

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Mitgliederstatus "inaktiv" / Mitglieder archivieren

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